Früher wurden die Unterkünfte in Hotels und Pensionen mit Postkarten, Anrufen oder gar persönlich gebucht. Mit dem Internet hat sich dies so gut wie erübrigt, denn die meisten Betriebe haben sehr schnell auf eine Verwaltung mit PC und entsprechender Software umgestellt. Mussten anfänglich die Buchungen noch verwaltet werden, gibt es heute eine Kopplung zwischen der Internetseite, auf der der Gast seine Reservierung vornimmt, und dem System des Hotels. Voraussetzung dafür ist allerdings eine entsprechende Software. Damit auch spanische Hoteliers und sonstige Vermieter es leichter haben, nutzen solche eine Buchungssoftware für Fincas. Dabei weisen die Programme sehr unterschiedliche Features auf.
Wichtig ist, dass die Software in verschiedenen Sprachen arbeitet. In einem deutschen Hotel buchen nicht nur deutsche Gäste, ebenso, wie in Spanien nicht wenige Gäste aus außerhalb zu verzeichnen sind. Die Programme müssen also in verschiedenen Sprachen durch das Menü führen, am besten gleich von der Angebotsseite aus. So wählt man beispielsweise durch einen Klick auf die Landesflagge aus, in welcher Sprache durch das Menü geführt werden soll. Da die Buchungswünsche der Gäste sich nur sehr selten pauschalisieren lassen, muss die Software es auch ermöglichen, Arrangements beziehungsweise spezielle Angebote online buchbar zu machen. Das Hotel bietet zum Beispiel ein Bundle an, bestehend aus einer Eintrittskarte, einem dreitägigen Aufenthalt und Halbpension. Dies muss für den Besucher der Site einfach zu buchen sein, so, als würde er einfach nur ein Zimmer oder Appartement bestellen. Eine Staffelung nach Zimmerkategorien ist natürlich auch sehr praktisch, ebenso wie ein automatisches Rabattsystem für die, die ein Zimmer für längere Zeit buchen möchten.
Bei Redlin-software.de bekommt man solch eine Buchungssoftware. Dabei ist der Mittelpunkt der Software ein Belegungsplan, der sehr übersichtlich zeigt, wann welches Zimmer, welches Ferienhaus oder welche Ferienwohnung noch frei ist. Trudelt eine Buchung ein, wird diese in kürzester Zeit in diesem Plan manifestiert. Selbst die Abrechnung der Buchungen ist mit dieser Software kein Problem. Integriert ist hier auch ein System zur Recherche, das bei den Anfragen von Gästen zuverlässig und souverän arbeitet. Damit kann man sich als Hotelier oder Vermieter um die wirklich wichtigen Dinge kümmern: Die Gäste, die nur dann wiederkommen, wenn sie sich rundherum, von der Buchung im Internet bis zur Abreise, verwöhnt fühlen.
In manchen größeren Hotels gibt es gestaffelte Preise für Familienzimmer. Die richtige Software für die Buchung über das Internet macht es möglich, dass die Eltern bei der Reservierung gleich das Preissystem für diese Familienzimmer erkennen können. Lästige Rückfragen erspart man so nicht nur sich selbst, sondern auch den Gästen, die ja nach Möglichkeit schnell und ohne viel Aufwand ihre Reservierung abschließen möchten. Gerne wird bei einem Online Geschäft – nichts anderes ist die im Internet vorgenommene Buchung eines Feriendomizils – mit Kreditkarte bezahlt. Nur Hoteliers von gestern bieten ihren Gästen diese Möglichkeit heute nicht an. Allerdings braucht es auch hier die entsprechende Software, die die Zahlung dann auch korrekt abwickelt. Diese gibt es bei der oben genannten Firma, oder auch hier.
Vieles wird für die Hoteliers und deren Angestellten leichter durch Schnittstellen zwischen der Software zur Buchung und der hoteleigenen Management Software. So arbeitet jede Abteilung in der Gastronomie Hand in Hand. C-RES bietet sogar ganze Buchungsmodule an, mit denen sich im Verbund von der Website des Hotels, der Software zur Buchung und anderen Komponenten ein leistungsstarkes und zuverlässiges, schnelles und für beide Seiten leicht zu bedienendes System ergibt. Diese Buchungsmodule können zu einem monatlichen Festpreis bezogen werden. Ein Minimum an Kosten für eine Software, die in allen Bereichen der heutigen Buchungsmaschinerie im Internet unersetzbar ist.