Mit mancher Software ist das Leben am Arbeitsplatz um ein Vielfaches leichter geworden, als es noch vor einigen Jahrzehnten gewesen ist. Damals fehlten einfach die Möglichkeiten, alle Vorgänge in einer Firma als Datei zu erfassen und sie von einem PC verarbeiten zu lassen. Das bedeutet, dass heute die Buchführung in allen Betrieben von deutlich weniger Personal und um etliches schneller bewerkstelligt werden kann, als vor Einführung der Computer in den Firmen und Behörden.
Die Software erledigt das, was früher eine Menge Buchhalter und Büroangestellte als Inhalt der täglichen Arbeit zu tun hatten. Früher wurden Berge von Papier mit Zahlen gefüllt, die alle immer wieder erfasst und durchgerechnet werden mussten. Heute füllen sowohl die Bearbeiter in den Behörden als auch die Buchhalter in den Firmen Erfassungsbögen aus, in denen die Daten gespeichert werden. Sollte früher eine monatliche oder jährliche Bilanz erstellt werden, war der Aufwand dementsprechend. Die Fehlerquote war aufgrund reiner menschlicher Arbeit viel höher; ein Betrug durch Angestellte war viel schwerer aufzudecken. Die Daten aus dem Rechner, die von der Software verarbeitet werden, sind unbestechlich und nicht so leicht veränderbar. Selbst in den größten Betrieben funktioniert das System, indem einfach alle Rechner vernetzt werden, die Daten in einem Hauptrechner gesondert gesichert werden und für keinen Bereich nur ein Angestellter die alleinigen Zugangsrechte besitzt. Um diese Software auszutricksen, muss man einen Aufwand betreiben, der sich bei dem stark erhöhten Risiko, bei einem Betrugsversuch sofort erwischt zu werden, eigentlich gar nicht mehr lohnt.
Rechnungen, die an Kunden ausgestellt werden, können von der richtigen Software sofort verbucht werden, sodass in wenigen Minuten für den Monat oder das Jahr eine Einnahmen-Überschuss Rechnung erstellt werden kann. Diese muss man für die Steuererklärung nur noch verwenden. Für den kleinen Betrieb gibt es Software, die käuflich zu erwerben ist. Manche Anbieter stellen auch eine Freeware zur Verfügung, mit der man aber oft nicht auskommt. Für die großen Konzerne, die ganz eigene Abläufe haben, erstellen Programmierer eine eigene Software, die sowohl den Produktionsablauf, wie auch die Lohnbuchhaltung und die Abwicklung der Geschäfte mit Kunden miteinander kombinieren. Der Einkauf, der Verkauf, die Produktionskosten: Wie am Beispiel der Software für einen Betrieb aus der Bekleidungsindustrie zu erkennen ist, läuft hier alles Hand in Hand. Jeder Angestellte in der Buchhaltung hat seine Aufgabe; alles im Gesamten betrachtet ist aber ein komplexes System, das stets ein abrufbares Ganzes ergibt. Dass diese Software nicht einfach zu erstellen ist und dementsprechend nicht ganz billig zu erstehen ist, ist eigentlich nur eine logische Folge.
Würde man aber wieder auf menschliche Arbeit umstellen, wäre der Lohnaufwand unvergleichbar höher. Auch die Fehler, die einfach mit der Menschlichkeit einhergehen, wären wieder verstärkt vorhanden. Es bedeutet nicht, dass nicht auch im Umgang mit der Software Fehler geschehen können; sie heraus zu filtern und zu beheben ist aber am Monitor mit einer Datenbank bedeutend leichter, als müsste man sich durch Berge von Akten wühlen. Schon die Zeitersparnis der Erfassung an sich ist enorm: Ein Blatt Papier mit der Hand auszufüllen oder die Daten einfach in ein von der Software vorbereitetes Formblatt einzutippen macht deutliche Unterschiede in der Arbeitszeit. Der große Vorteil liegt aber in der Verarbeitung der Daten, denn der Mensch rechnet deutlich langsamer, als ein Rechner mit der entsprechenden Software.
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