Mit einer Software bekommt man immer auch ein Handbuch auf den Rechner. Dabei ist es ganz gleichgültig, ob es sich um einen kostenpflichtigen oder Gratis Download handelt, ob man einen Datenträger kauft, oder sich die Daten, beziehungsweise die ausführbare Datei im Internet besorgt. Bei der einen Software fällt das Handbuch eher klein aus, die Programme, die zum Beispiel für große Produktionsfirmen extra geschrieben werden, sind dann doch etwas ansehnlicher, einfach aus dem Grund, weil sie entsprechend komplexer sind.
Das Handbuch installiert sich meistens automatisch mit. Klickt man auf die .EXE-Datei einer Software, die das Setup startet, muss man als privater Nutzer meistens noch einer Lizenzvereinbarung zustimmen. Bei den käuflich zu erwerbenden Programmen muss im Laufe der Installation auch noch ein Registrierungscode eingetippt werden, der den Benutzer als Besitzer der Software legitimiert. Nun gibt es die Art Software, die sich eigentlich von selbst erklärt, und mit der der User kaum Probleme in der Anwendung bekommen dürfte. Voraussetzung ist natürlich, dass man im allgemeinen Umgang mit dem PC eine gewisse Ahnung hat, und nicht jegliche Art von Software ein Buch mit sieben Siegeln ist.
Dann gibt es natürlich auch die Software, die auch für die geübten User erst einmal eine Einarbeitung erforderlich macht. Hier ist das Handbuch unverzichtbar, denn sonst entgehen einem vielleicht die wichtigsten Features in der Foto Bearbeitung oder in anderen Belangen, für die man die Software eigentlich gekauft hat. Es wäre viel zu schade, wenn die volle Bandbreite eines Programms nicht ausgenutzt werden könnte, weil sich ein User nicht die Zeit nimmt, sich einzulesen und mit dem Programm und all seinen Funktionen vertraut zu machen. Diese Einarbeitungsphase dauert je nach Programm mehr oder weniger lang. Der Musiker, der mit „capella“ seine Kompositionen niederschreibt, wird das Handbuch für die vielen Tricks und Hilfen im Programm sicher brauchen, und auch der begeisterte Hobbyfotograf, der sich den „Photoshop“ leistet, wird nicht von jetzt auf gleich mit der Software zu Recht kommen können. Anwenderwissen ist aber nicht nur bei diesen beiden Programmen erforderlich. Ein aufbauendes „learning by doing“, natürlich mit der Nutzung des Handbuchs zur Software, ist hier nicht nur empfehlenswert, sondern dringend anzuraten.
Das Handbuch zur Software ist meistens in mehrere Kapitel unterteilt. Bei Problemen in der Benutzung oder in der Funktionsweise kann nach Schlagworten die „Hilfedatei“ durchsucht werden. So liest man sich Schritt für Schritt in die Hintergründe der Software ein, lernt dabei alle Features kennen und wird nach und nach zu einem Profi in der Anwendung des Programms. Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen, heißt es in einem alten und bekannten Sprichwort. Diese Erfahrung macht jeder, der sich eine anspruchsvolle Software auf seinen Rechner installiert und meint, diese auch aus dem FF bedienen zu können.
Die Erstellung vom Handbuch erfordert von der Herstellerfirma der Software Einfühlungsvermögen in den User. Derjenige, der die Software programmiert hat, bewegt sich naturgemäß sicherer und selbstverständlicher im Menü, als ein Laie, der das Programm zum ersten Mal zu Gesicht bekommt. Dementsprechend verständlich muss auch das Handbuch geschrieben werden, sonst erfüllt es seinen Zweck, nämlich die sichere Einarbeitung in die Software, nicht hinlänglich.